Documentos

Melhores dicas de gestão de documentos

Quão organizada é a sua gestão de documentos? Ganharia o selo de aprovação da Martha Stewart? Ou é parecido com um armazém que não é limpo há décadas…

A maioria dos nossos novos clientes precisa de mudar de uma unidade compartilhada para software de gerenciamento de documentos. Vi de tudo, desde manicure, puro como um PIN compartilhado drive que só tem falta de acesso externo,a um buraco negro caótico de arquivos em arquivos. Na maioria das vezes eu vejo várias versões do mesmo arquivo armazenado em vários locais. Isso causa confusão para os usuários para encontrar a versão correta.

Seja qual for a motivação para procurar um Software de gestão de documentos, é importante notar que não é tão simples como apenas contratar um serviço de limpeza. Nenhuma ferramenta pode corrigir todas as deficiências do seu sistema de gestão de documentos para a sua organização. Tem de haver alguma mudança no processo e na abordagem, e sim, todos em casa têm de contribuir. Mas com estas sete dicas de limpeza simples para a gestão de documentos, os seus arquivos vão se sentir em casa.

As implementações mais bem sucedidas requerem uma coisa, uma grande governanta. Este campeão é a principal força motriz por trás da mudança que a organização precisa para ter sucesso. Eles identificaram as lutas que enfrentam a sua organização e têm um plano para enfrentá-los. Eles fizeram sua pesquisa sobre as opções disponíveis no mercado, alinharam os objetivos que desejam alcançar com o software, e construíram um caso para a equipe de liderança.

Durante o processo de aquisição de um novo software ou durante a pós-compra, você deve rever e catalogar documentos internos. É neste ponto que a maioria das empresas vai ter um contratempo na implementação de sua Intranet ou vai dedicar recursos e ser grato que eles fizeram.

Uma das maiores queixas que ouvi de novos clientes é não saber onde está a informação, ou em que Documento confiar. O maior impacto que esta incerteza tem é em seus clientes. Isso pode vir de informações incorretas, ou políticas desatualizadas seguidas.

Depois de eliminar todos os conteúdos desatualizados ou irrelevantes, o próximo passo é organizar os seus documentos de uma forma que os torne fáceis de encontrar. Isso aumenta a confiança com seus funcionários que eles podem encontrar a informação que eles estão procurando.

É importante ter governança no lugar para garantir a qualidade do conteúdo que está sendo publicado em sua intranet, especialmente se você já gastou o esforço de rever seus documentos atuais. Isto é especialmente verdade para a gestão de documentos que, se não forem gerenciados corretamente, podem sair do controle rapidamente como tirar documento DNI. Considere a implementação de uma política em torno de nomear documentos, estrutura de pastas e permissões para impor a gestão de documentos dentro de sua organização.

A maneira mais fácil de obter seus documentos em sua nova intranet é importando-os em massa para o software. No entanto, pode estar a resolver os mesmos problemas com que está a lidar. Nesta etapa, pare para considerar o método mais eficaz para os usuários para encontrar o conteúdo que eles precisam. Aproveite esta oportunidade para fazer uma pequena limpeza de Primavera. Envie a cópia principal para o local que selecionou e, em seguida, remova quaisquer cópias desnecessárias, excluindo cópias de segurança, de modo que todos os funcionários devem acessar esta cópia principal.

Com conexões Intranet, a importação é bastante fácil com as opções de Upload de vários arquivos e importação CSV (para incluir metadados). Se a sua reclamação da solução actual for a pesquisa, Importar CSV seria o melhor método, uma vez que os meta-dados podem ser incluídos nos resultados da pesquisa, permitindo ao utilizador saber que encontrou o ficheiro certo antes de carregar nele. A limpeza de seus documentos atuais deve ser feita antes de migrar sobre seus arquivos. Se houver tempo limitado para rever os seus documentos, considere puxar os documentos-chave que estão atualmente causando mais pontos de dor para a sua equipe e clientes. Se este é o método que você escolher, certifique-se de remover estes documentos do local anterior. Você também terá que comunicar a mudança para sua equipe para que eles saibam onde encontrar esses documentos específicos que vão adiante.

Fonte: https://dnibrasil.com/dni-em-santa-catarina/